L'attuale normativa italiana prevede che i professionisti iscritti ad Albi o agli Ordini Professionali e le aziende debbano possedere obbligatoriamente un proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC). L’uso della Posta Elettronica Certificata è divenuto anche obbligatorio per alcune tipologie di comunicazione con la Pubblica Amministrazione e anche tra aziende private. La PEC è un servizio di trasmissione telematica via web di documenti informatici con cui vengono forniti al mittente dei documenti elettronici, ovvero le ricevute, che attestano sia l’invio che l’avvenuta consegna di quei documenti informatici opponibili a terzi.

Come per i documenti digitali, anche per i messaggi e i relativi allegati, inviati e/o ricevuti con posta elettronica certificata, si rende necessaria la loro archiviazione mediante la conservazione sostitutiva a norma, al fine di poter essere recuperati, consultati ed esibiti a terzi, in qualsiasi momento e con un unico sistema.

La conservazione sostitutiva a norma è obbligatoria e prevista dal D.Lgs. n. 82/2005 (CAD) in quanto è l’unico strumento che garantisce l’integrità, autenticità e l’ininterrotta custodia attribuendo valore giuridicolegale per tutti i documenti e messaggi scambiati via PEC.

Con la conservazione sostitutiva a norma, si garantisce nel tempo la validità legale delle PEC e dei suoi allegati e pertanto possono costituire prova in caso di problemi giudiziari.

Occorre porre attenzione alla gestione delle PEC in quanto i gestori dei servizi PEC sono tenuti, per normativa, a tenere traccia di tutte le trasmissioni effettuate (conservazione delle “buste”) per un periodo di trenta mesi, in un apposito archivio informatico (log file). Superato detto periodo, le PEC sono eliminate.

Il periodo di conservazione sostitutiva a norma dei documenti e delle PEC è normalmente di dieci anni per i documenti di tipo amministrativo, ma in realtà varia in base alla tipologia del documento stesso ed in alcuni casi è nettamente superiore alla pura necessità di tipo amministrativo (documenti processuali, mutui e finanziamenti, polizze vita, referti e cartelle cliniche, verbali d’esame universitari, ecc.). L’indipendenza dal gestore PEC consente anche di poter utilizzare, nel tempo, diversi gestori del servizio PEC, pur mantenendo la globalità dei messaggi scambiati conservata in un unico archivio.

CSIPA PEC è lo strumento proposto da CSIPA per gestire l’archiviazione della posta elettronica certificata e dei relativi documenti elettronici allegati, indipendentemente dal Provider PEC e dalla natura dei documenti, siano essi con o senza firma elettronica. Il sistema consente inoltre di utilizzare più caselle PEC, anche di gestori diversi, se il professionista o l’azienda ha scelto di attivare caselle specializzate per le diverse tipologie di comunicazioni.

CSIPA-PEC considera un messaggio ricevuto o inviato tramite il canale trasmissivo di Posta Elettronica Certificata come un fascicolo che raggruppa tutti gli elementi atti ad identificare l'integrità del messaggio stesso. Il sottosistema si occupa di tracciare e gestire un perimetro all'interno del quale ospitare tutti i suddetti elementi.

Così, ad esempio, nel caso di messaggio spedito, il CSIPA-PEC corrispondente conterrà sia il messaggio spedito propriamente detto e tutti i suoi elementi costituenti, ma anche le ricevute di presa in carico da parte del PEC provider e le ricevute di avvenuta consegna (o di errore nella consegna) che il PEC provider destinatario invia. Il PEC folder così costituito, comprensivo degli allegati presenti nei messaggi, può quindi essere versato in conservazione digitale a norma. Si rilevano i seguenti vantaggi immediati:

• ogni comunicazione, inviata o ricevuta, è integralmente reperibile con una sola richiesta, senza la necessità di ricollegare messaggi differenti ex-post;
• ogni comunicazione può essere mantenuta nel sistema di conservazione per un periodo arbitrario, anchemolto superiore agli obblighi minimi di legge previsti per i PEC provider che, per altro, non hanno obblighi rispetto agli allegati ai messaggi;
• le comunicazioni versate in conservazione possono essere eliminate dalla mailbox, rendendo più agile la relativa gestione.

Con CSIPA-PEC ogni messaggio è archiviato e conservato a norma e sarà costituito, al minimo dalle informazioni tratte dalle email inviate e dalle relative ricevute di servizio tipiche della PEC, unitamente a tutti gli allegati originariamente presenti nel documento inviato, ai quali si sommeranno gli allegati tecnici prodotti dalla interazione con il canale (firma di acquisizione, certificazione di consegna, etc...).

Ad ogni messaggio, inoltre, vengono associati i metadati che sono stati definiti in fase di predisposizione del servizio. Al minimo si utilizzeranno quelli impliciti tipici di una email:

• indirizzi email coinvolti (mittente, destinatari, copia conoscenza)
• oggetto del messaggio
• data e ora di riferimento
• mailbox di competenza
• id univoco del messaggio

CSIPA-PEC si avvale della piattaforma tecnologica di Unimatica S.p.A. (Azienda accreditata dall’AGID per i servizi di conservazione), in metodologia ASP (Application Server Provisioning) e SaaS (Software as a Service), tramite le proprie infrastrutture di data center e server farm già operative. La disponibilità della piattaforma in modalità SaaS consente al cliente di attivare il servizio in tempi rapidissimi e permette una successiva fase di insourcing (OnPremises) presso le proprie infrastrutture IT.