Il tema della digitalizzazione rappresenta oggi un obiettivo strategico di tutte le Pubbliche Amministrazioni, le quali, sono chiamate a recepire le disposizioni del Codice dell’amministrazione digitale.

L’imminente scadenza - benché non unica - di formare i propri documenti con modalità esclusivamente digitali, oltre a coinvolgere tutte le amministrazioni, riguarda anche tutti coloro che lavorano all’interno delle strutture amministrative. 

Se il principale obiettivo del legislatore è certamente quello della semplificazione amministrativa, va rilevato che la digitalizzazione dell’Amministrazione Pubblica avrà un’importante ricaduta positiva nella riorganizzazione dei processi organizzativi interni, misurazione delle performance, valutazione dei carichi di lavoro ai fini della distribuzione delle risorse umane, ulteriore strumento di contrasto alla lotta alla corruzione.

Si rivela questa, la ragione per la quale il legislatore ha imposto, alle Pubbliche Amministrazioni, l’attivazione di una direzione digitale ”Ufficio dirigenziale generale responsabile della transizione operativa al digitale” con il compito di traghettare l’Amministrazione nella transizione alla modalità operativa digitale, rideterminare i conseguenti processi di riorganizzazione finalizzati alla realizzazione di un'amministrazione digitale e aperta, di servizi facilmente utilizzabili e di qualità, attraverso una maggiore efficienza ed economicità - art.17 comma 1 del nuovo testo del Codice dell'Amministrazione Digitale - D.Lgs. 179 del 26/8/2016.

Con l’attivazione della digitalizzazione, il legislatore impone l’istituzione di una cabina di regia composta da figure professionalmente complementari con competenze tecnologiche, di informatica giuridica e manageriali a cui si affiancano altre e nuove figure interne con specifiche competenze e responsabilità: Responsabile della conservazione, Difensore civico digitale, Responsabile della gestione documentale, Responsabile della tenuta del protocollo, Responsabile del trattamento dei dati personali, Responsabile della sicurezza dei sistemi infornativi.

Con il servizio SpID - Supporto per l’Innovazione Digitale CSIPA S.r.l. - Centro Servizi Informatici per la Pubblica Amministrazione con sede operativa in Valenzano (Ba) presso il Parco Scientifico e Tecnologico di TECNOPOLIS - propone il servizio di “Supporto tecnico, giuridico e formativo al personale della Pubblica Amministrazione per l’esecuzione degli adempimenti e degli obblighi a contenuto digitale riguardanti le attività e i servizi amministrativi.”

Il servizio proposto è svolto presso la sede dell’Amministrazione da un team di giuristi e di tecnici informatici qualificati, i cui curriculum professionali sono resi noti all’Ente, e si compone delle seguenti macro attività:

Supporto tecnico e giuridico al Responsabile e ai componenti il team dell’ “Ufficio dirigenziale generale responsabile della transizione operativa al digitale” nelle attività a loro demandate dalla normativa - organizzazione dei servizi informatici, compliance normativa, attività di change management, ridisegno dei processi amministrativi - fino al completamento della transizione digitale, switch off.

Percorsi formativi e focus tematici in materia informatica, giuridica e procedimentale con l’obiettivo di accrescere l’impiego di strumenti informatici ai fini della semplificazione delle pratiche, rafforzare la cultura della dematerializzazione, chiarire e trasmettere modelli e metodi utili all’applicazione del Codice dell’amministrazione digitale nella realtà organizzativa dell’Ente, migliorando la consapevolezza dei partecipanti nell’uso degli strumenti digitali (casella PEC, firma digitale, documento informatico) e a rimuovere gli ostacoli, di carattere procedurale e organizzativo, che impediscono la riqualificazione dell’amministrazione – come previsto dallo stesso Codice (D.Lgs.82/2005), modificato in prima istanza dal D.Lgs. 235/2010 e, successivamente, dal D.Lgs. 179/2016.

Mappatura dei procedimenti amministrativi e dei loro elementi essenziali da acquisire e attivazione degli strumenti operativi tecnici e documentali per avviare i processi organizzativi e procedimentali che costituiscono il presupposto imprescindibile per raggiungere gli obiettivi indicati dalle norme. Esemplificare le condizioni di esercizio dei diritti e l’accesso ai servizi di interesse dei cittadini ed imprese.

Supporto per l’attuazione delle misure minime di sicurezza ICT per le Pubbliche Amministrazioni da adottare entro il 31.12.2017, al fine di contrastare le minacce più comuni e frequenti cui sono soggetti i sistemi informatici. Analisi dei rischi e predisposizione delle misure indicate nell’allegato 1 della Circolare AgID n. 2/2017 del 18.4.2017 pubblicata sulla GU n. 103 del 5.5.2017.

Redazione/aggiornamento dei manuali di protocollo, gestione documentale, di conservazione e piano triennale dell’informatizzazione.

Supporto tecnico e giuridico all’adozione del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) - UE 2016/679 - in vigore dal 24.5.2016, e direttamente applicabile in tutti gli Stati membri della Comunità Europea a partire dal 25.5.2018.

Di seguito è disponibile il video che illustra gli adempimenti normativi e le scadenze temporali stabilite dal legislatore in tema di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione.