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CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI

Il servizio di conservazione dei documenti digitali, fornisce publica fides ai documenti elettronici, sia nativi digitali che rivenienti da digitalizzazione dell’originale cartaceo, permettendo al Cliente di realizzare una sostanziale riduzione dei costi di stampa e di archiviazione. Il risparmio è ancor più marcato per la documentazione che per legge deve essere conservata per più anni.
L’Ente o l’azienda può esonerarsi da tutti gli obblighi previsti per l’esecuzione corretta della conservazione sostitutiva affidando in outsourcing alla nostra società il processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici secondo le norme previste dal Decreto Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23.01.2004, dalla Deliberazione CNIPA n. 11/2004, e dalle Disposizioni legislative in materia di documenta¬zione amministrativa, di cui al D.P.R. n. 445/2000.
Altresì, l’Ente o l’azienda può esonerare il proprio personale da tutti gli obblighi previsti per eseguire la conservazione sostitutiva delegando in outsourcing alla nostra società anche il ruolo di “Responsabile della conservazione digitale”, come prevista dall’art. 5 della Delibe¬razione CNIPA n. 11/2004 con il compito di redigere il “Manuale di Conservazione” e di assumere la responsabilità della corretta applicazione della legge e della procedura; in particolare, si fa carico dell’apposizione della marca temporale e della sottoscrizione elettronica del documento informatico memorizzato, assumendo la responsabilità del processo e dei singoli atti.
Con l’affidamento in outsoursing del servizio di conservazione dei documenti digitale la nostra società adempie in successione, alle seguenti fasi: apposizione della firma digitale sul singolo documento informatico statico; apposizione della firma sull’intero lotto di conservazione; apposizione di una marca temporale all’intero lotto (per alcune tipologie documentali); per i documenti fiscali, estrazione dell’impronta da trasmettere all’Agenzia delle Entrate; produzione di 2 copie su supporti magneto-ottici.
Durante tutto il periodo di custodia dei documenti, si provvede a: definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare; organizzare conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestire le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato; archiviare e rendere disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti - estremi identificativi del responsabile della conservazione - estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della  conservazione, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati - indicazione delle copie di sicurezza.
Il servizio di conservazione dei documenti digitali è offerto al Cliente per mezzo del Servizio di Cloud Computing ovvero il Cliente collegandosi via internet, potrà usufruire dell’uso di un insieme di tecnologie informatiche, residenti presso il Data Center del fornitore del Servizio, per memorizzare/archiviare ed elaborare dati utilizzando risorse hardware e software performanti, senza essere obbligato ad acquistare tecnologie e software da allocare presso la propria sede.
Con l’affidamento in outsoursing del servizio di conservazione dei documenti digitale la nostra società si impegna a:  mantenere e rendere accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni; verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione digitale e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale; verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

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